Comment bien préparer un voyage scolaire ?
Comme pour tout projet de déplacement, le voyage scolaire requiert de prendre en amont certaines dispositions. L’organisation de cette sortie peut s’avérer être une tâche complexe au regard de tous les facteurs à considérer. Pour vous aider, voici quelques astuces pour bien préparer un voyage scolaire.
Établir le projet de voyage scolaire
La première étape dans le cadre d’une préparation d’un voyage scolaire est d’établir le projet. Comme vous pouvez le voir sur cette page , cet exercice consiste à énumérer tous les détails concernant la sortie. D’une part, vous devez définir le nombre de participants, la période et la durée de cette dernière ainsi que les moyens à consacrer au déplacement. Ensuite, il faut choisir la destination en tenant compte du caractère dudit voyage (ludique, éducatif, pédagogique, etc.).
Dans le projet de sortie, vous êtes tenu de mentionner la solution de transport qui sera utilisée pour vous rendre sur les lieux. Par ailleurs, ce planning doit également contenir les noms de différents responsables chargés d’encadrer les élèves et ceux qui doivent diriger les activités. Dans le même sens, il faut lister les objectifs de la sortie, les activités à mener sur place et finir par dresser le budget. Vous l’aurez compris, l’ensemble de ces informations vous servira de guide pour une réussite du projet.
Obtenir les autorisations nécessaires et choisir les prestataires
Pour un voyage scolaire, il faut au préalable obtenir les autorisations provenant des organismes adéquats. L’autorité de tutelle, qu’elle soit interne ou externe, est censée être au courant du projet et vous donner son aval. N’oubliez pas qu’il y a un délai pour déposer les demandes, notamment si le voyage se déroule dans un autre département ou à l’étranger. L’idéal serait d’anticiper afin d’éviter les retards administratifs ou les problèmes de pièce manquante.
En ce qui concerne les prestataires (déplacement, hébergement, nourriture, etc.), faites jouer la concurrence en exigeant plusieurs devis. Le but est de choisir celui qui présente un bon rapport qualité-prix pour la satisfaction et pour rester dans la limite de votre budget.
Associer et rassurer les familles concernées
La préparation d’un voyage scolaire nécessite l’implication des familles des élèves qui y participent. Vous devez les informer le plus tôt possible en les montrant le planning qui détaille tous les éléments de la sortie. Les parents doivent être au courant des pièces à fournir pour leurs enfants et connaître éventuellement le tarif par élève.
Une fois que chaque famille a l’information, il est recommandé d’organiser une petite séance d’échanges. En réalité, il s’agira de rassurer les parents, surtout ceux qui se montrent réticents à la sortie. Vous allez répondre à leurs diverses inquiétudes et leur faire part des dispositions prises pour assurer la sécurité de leurs enfants.
